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岗位说明书操作编写指引

作者:吾库 来源:www.5qcn.com 2017-2-3 阅读 :3

1.  岗位说明书编写对象
1.1  本公司所有在编岗位
2.  更换频率
2.1  每年一次,若有特殊需要,可适时更新
2.2  适时更新由部门提出申请,报人事行政部备案
3.  岗位说明书的编写
3.1  由人事行政部完成岗位说明书版本的设计制作。
3.2  发出通告,展开岗位说明书编写工作宣传,让编写人员明确职务分析的目的、意义、范围、方法与步骤。
3.3  组建岗位说明书编写小组,确定编写对象。
3.4  开展编写岗位说明书相关培训。
3.4.1  列出部门、分公司所有职务。
3.4.2  各部门、分公司根据不同职务,确定分析和编制方法。
3.4.3  根据职务不同特点,确定信息采集方法。
(1)问卷调查法:适用于脑力劳动者,管理工作者。
(2)面谈法:面谈前需要列提纲。
(3)观察法:适用于事务性工作者。由于事务工作阶段性不同,工作内容不同,可分直接观察和阶段性观察。
(4)其它方法:可根据事实情况需要。
3.5  编写人若对某个岗位非常了解,可直接编写。
4.  制定实施与措施安排
4.1  人事行政部具体安排岗位说明书的编写、修订的工作进度时间表。
4.2  编写人须按工作进度时间表要求,提交相应成果。
5.  编写岗位说明书具体要求
5.1  语言简练清晰,通俗易懂,描述性和职业性强,一职一书,不能雷同。
5.2  岗位名称:只填写本公司通用名称。
6.  岗位说明书编写常见问题:
6.1  岗位基本描述:
6.1.1  常见问题
(1)“岗位名称”一项
错误填法:较为随意,不规范。
正确填法:应与公司最近一次定编时的名称保持一致。属于新增岗位的,应先行到人事行政部确认。
(2)“直接上级岗位”一项
错误填法:填成了人名。如:“张大民”  
正确填法:填岗位名称。如:某处经理   
(3)“执行人”一项
错误填法:在有员工在岗的情况下,将此项空缺不填。
正确填法:必须准确填写承担本岗位职责的员工的姓名。
6.2  岗位目的
6.2.1  常见问题
(1)未按格式填写
错误填法:没有按照格式的要求填写如:岗位管理岗位的岗位目的:“使公司的长远发展得到管理上的基础性支持。 
正确填法:按照格式“为了。。。,在。。。下,做。。。。”如:上述岗位的岗位目的为:“为给公司的长远发展提供管理上的基础性支持,在部门职责的要求下和部门负责人的指导下,做岗位责任制的推进落实、岗位分析等工作。
6.3   岗位职责
6.3.1  常见问题
(1)  岗位职责不同的,岗位名称应有所区别
错误填法:在不同的岗位名称下,出现岗位职责相同或基本相同的情况。如“研发主管”和“资深研发主管”的岗位职责被填写成基本相似。
正确填法:不同岗位,职责一定不同。如上例中,一方面,资深主管所负责的工作的深度和广度,以及他的管理职责,一定应与普通主管有所不同。在岗位职责中应明确表明资深主管有别于普通主管的责任范围。另一方面,如果资深主管与普通主管在职责上确实没有区别,则证明是同一岗位。    
(2)  岗位职责不包括模糊、笼统的内容。
错误填法:填写的职责模糊、不清。
如:“其他日常工作”、“完成临时交办的工作”,“完成上级下达的各项任务或完成上级委派的各项工作”等。
正确填法:岗位职责中不包括此类内容。
(3)  经理的岗位职责如何填
错误填法:经理的岗位职责是下属各岗位的岗位职责的集合。
正确填法:经理的岗位职责下属岗位的岗位职责的集合。各岗位职责的汇总构成所在部门的职责。经理的岗位职责应是在更高的层面上所负有的职责。尤其是经理的管理职责是下属岗位所不具有的。如:某经理的一项岗位职责为:合理进行岗位分工与绩效管理,确保所辖岗位分工合理、工作量饱满。
6.4  工作关系图
6.4.1常见问题
(1)  “指导”一项
错误填法:——填成人名。如“张大民” 
——填成临时指导人。如“新员工指导人” 
正确填法:填写直线、虚线上级岗位。如“某经理” 
特殊岗位,包括来自跨部门,或越级上级的指导。
6.5 任职要求
6.5.1 常见问题
(1)“基本条件”一项
错误填法:不按照要求,填写混乱,或有所遗漏。如:某经理岗位的基本条件为:“学历在本科以上,一年以上同岗位工作经验,对公司的组织结构,部门的职能熟悉”。 
正确填法:严格按照“基本条件是指五个方面的要求:“年龄、性别、学历、专业、工作经验”的格式填写。如上例中的基本条件可描述为:“年龄性别不限,本科以上学历,管理类专业背景,一年以上同岗位工作经验。”
(2)“知识技能”一项
错误填法:容易将“技能”与“能力”混淆如:将“沟通能力”、“分析问题能力”等归入到了知识技能中。
正确填法:正确区分“技能”与“能力”。如:“熟练运用公文写作”、“熟练操作办公软件”等,均为技能。  
“创新能力”、“组织协调能力”等,均为能力。  
注:“知识技能”与 “所需能力”的普遍问题:
6.6  绩效考核
6.6.1  常见问题
(1)“考核岗位”一项
错误填法:填成了人名。如“张大民” 
正确填法:填岗位名。如“某处经理”  
(编辑:吾库人力)

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