工作分析实用技术

一、 工作分析概述
1．工作分析的重要性
（1）阐明在公司内谁应该负责什么工作
（2）有助于在职者了解该职位的责任
（3）帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构
（4）作为职位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础
2．工作分析的用途
（1）人力资源规划
（2）人员招聘及甄选
（3）人员任用及配置
（4）薪资调查
（5）薪资结构
（6）员工培训及发展
（7）职业规划
（8）工作评价
（9）职位分类
（10）绩效评估
（11）目标管理计划
（12）工作流程分析
（13）组织研究
二、工作分析项目
1．一般资料分析
（1）工作名称
工作名称标准化，按照有关职位分类、命名的规定或通行的命名方法和习惯确定工作名称。
（2）工作代码
各项工作按照统一的代码体系编码。
（3）工作地点
2．工作规范分析
主要目的：全面认识工作整体。
（1）工作任务分析
明确、规范工作行为，如工作的中心任务、工作内容、工作的独立性和多样化程度，完成工作的方法和步骤、使用的设备和材料等。
（2）工作责任分析
通过对工作相对重要性的了解，配备相应权限，保证责任和权力对应。尽量用定量的方式确定责任和权力。
（3）督导与组织关系分析
了解工作的协作关系和隶属关系。包括：直属上级、直属属下、该工作制约那些工作，受那些工作制约、在那些工作范围内升迁或调换，协作关系等。
（4）工作量分析
目的在于确定标准工作量。如劳动的定额，工作量基准、工作循环周期等。
3．工作环境分析
（1）工作的物理环境
即：湿度、温度、照明度、噪音、震动、异味、粉末、空间、油渍等以及工作人员和这些因素接触的时间。
（2）工作的安全环境
工作危险性、劳动安全卫生条件、易患的职业病、患病率及危害程度。
（3）社会环境
包括工作群体的人数、完成工作要求的人际效应的数量、各部门之间的关系、工作地点内外的文化设施、社会风俗习惯等。
（4）聘用条件
包括工作时数、工资结构、支付工资方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修的机会等等。
4．任职条件分析
（1）教育培训情况
受教育、培训程度，教育、培训经历、学历、资格。
（2）必备知识
对使用的机器设备、材料性能、工艺过程、操作规程及操作方法、 工具的选择和使用、安全技术、企业管理知。
（3）经验
完成工作任务所必须的操作能力和实际经验。包括：过去从事同类工作的工龄和业绩等；从事该项工作所需的决策力、创造力、组织力、适应性、注意力、判断力、智力以及操作熟练程度。
（4）心理素质
完成工作要求的职业性向，包括：体能性向，即任职人应具备的行走、跑步、爬行、跳跃、站立、旋转、平衡、拉力、推力、视力、听力等；气质性向、即任职人应具备的耐心、细心、沉着、勤奋、诚实、主动性、责任感、支配性、情绪稳定性等。
三、工作分析程序
1．工作分析准备
（1）获得管理层的核准
不论在任何公司，在进行工作分析之前一定要获得最高管理阶层的支持，而不应该完全由人事部门唱独脚戏。在和最高管理阶层沟通时，应该让他们了解工作分析将可以使他们更加清楚在做什么，而且让他们知道公司的人工费用的确是花得很恰当。
（2）取得员工的认同
员工对工作分析的认同是相当重要的，如果公司的管理阶层没有做好沟通的工作，告诉员工什么是工作分析，它的目的为何，否则可能会导致负面影响,因为,很多员工会对为什么要做工作分析感到困惑。
（3）确认工作分析目的
即确定的取得工作分析资料到底用来干什么？解决什么管理问题？
（4）建立工作小组
分配进行工作分析活动的责任和权限，以保证分析活动的顺利进行。由公司内部相关人员或外请人员组成工作小组 。委托人力资源管理顾问公司实施。
2．工作分析设计
选择有代表性、典型性的工作(职位)，以保证分析结果的质量确定工作分析项目和工作调查的方法。
（1）制订工作分析规范
包括：工作分析的规范用语；工作分析项目标准书。
（2）选择信息来源
信息来源有任职人、管理者、客户、工作分析人员以及有关工作分析手册。
（3）选择工作分析人员
工作分析人员一般由顾问公司专业工作分析人员担任，也可由本公司人员培训后担任。工作分析人员应具备一定的经验和学历，保持调查分析活动的独立性。
3．工作调查
（1）准备工作调查提纲和各种调查问卷
A．工作调查提纲
B．工作调查日程安排
C．调查问卷
（2）确定工作调查方法
在多种调查方法中选择对本次调查适合的调查方法
（3）收集有关工作的特征，以及所需的各种信息数据
A．需要任职人员就调查项目作出如实的填写或回答
B．信息要齐全、准确，不能残缺、模糊
C．采用某一调查方法不能将工作信息收集齐全时，及时用其他方法补充
（4）收集任职人员必需的特征信息数据
同时对各种工作特征和任职人员特征的重要性和发生频率作出排列或等级评估
（5）工作调查要点
A．工作调查前要做充分的准备
召开说明会、座谈会等，使公司的所有工作调查关系人员了解工作调查的方法、步骤，以及实施配合
B．对调查人员进行培训
a.认同。必须使公司全体人员达成对工作分析的认同。
b.突出工作调查重点。一次工作调查不可能也没有必要将所有工作信息都收集来，因此，必须事先对本次工作调查的重点加以确定。
c.尽可能减少工作量。
d.工作信息要齐全、准确。
4．工作信息分析
（1）审核收集到的各种工作信息
（2）分析、发现有关工作和任职人的关键成分
（3）归纳、总结出工作分析的必要材料和要素
5．编制工作说明书
（1）将工作分析结果，以文件的形式表达出来，形成工作说明书
（2）公司中固定的、经常性的职位均应有工作说明书
（3）按照统一的规格和要求进行编制
四、工作调查方法
1．观察法
观察法是工作分析人员在工作现场运用感觉器官或其他工具，观察特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字或图表、图像等形式记录下来，来收集工作信息的方法。
本方法的要点：
（1）取得调查对象的信任
（2）不要影响到工作的进行
（3）详细记录有关资料，如需要努力的程度、体力的消耗、噪音、高温等。
（4）观察完成向工作者表示感谢
（5）和该职位的主管讨论观察的结果
（6）将观察的结果汇总整理
2．访谈法
通过工作分析人员与任职人员面对面的谈话来收集工作信息数据的方法。以较深入的讨论来了解他们做的什么工作，为什么要做这些工作,以及如何来做这些工作。可以是一对一访谈或集体访谈。
开始：取得共识；先讨论范围较广泛而且一般性的问题，例如工作程序等。
进行：问一些特定的问题。
结束：欢迎进一步交谈，受访谈人表示感谢。
建议访谈的问题：
你向谁报告？
谁向你报告？
你在预算上所负的责任如何？（包括预算金额及你的管理的资产价值）
你的主要职责？
你怎么运用你大部分的工作时间？
你分配的工作从何而来？完成的工作送到那里或送给谁？
你的工作中最具挑战性的是什么？
工作之前必须完成那些准备工作？
你要怎样提高产品或服务的品质？
你觉得有那些工作是重要的或不重要的？
工作过程可以怎样加以改善？
可以用什么不同的方式来工作，以降低费用或成本？
你必须遵循什么原则、规定、政策等以达成你的职责？
在采取行动之前，有哪些决策必须请示或必须通知你的部属？
这个工作你的创意和解决问题的能力有什么样的挑战性？
你和公司内或公司外哪些人有定期性的接触？这些接触的原则为何？
你的接班人在知识和经验上必须具备哪些资格才能完全地完成你现有的工作？
请说明你的工作所需要的体力（如果会选的话）。
你如何回答"为什么需要我这个职位这个问题？
3．问卷法
由任职人员填写经过特别设计的调查问卷,来获取工作信息的方法。
调查问卷经过特别设计，任职人员填写问卷前，最好就填写要领进行必要的辅导，任职人员独立填写， 调查问卷的内容要简明、扼要，不能过于复杂、繁琐。
4．三种方法的利与弊
以上三种调查方法在工作调查中各有利弊，因此，应根据实际情况选择使用任何一种单一的调查方法均不足以对工作信息进行完全有效的提取和收集，因此，应当根据以上调查方法的特点配套使用，互相补充。
（一）观察法的利与弊
利：适用于大量标准化、周期短的体力活动为主的工作；直观。
弊：不适用于以智力活动为主的工作；不适用于周期长、非标准化的工作；不适用于各种户外工作；不适用于高、中级管理人员的工作。
（二）访谈法的利与弊
利：直接；与任职人员双向交流，了解较深入；可以发现新的、未预料到的重要工作信息。
弊：回答问题时可能有随意性、即时性，准确度有待验证；工作分析人员的思维定势或偏见影响判断和提问；对任职人员工作影响较大；对工作分析人员的素质要求高，工作分析人员素质的高低将对访谈结果产生重大影响；访谈法不能单独使用。
（三）问卷法的利与弊
利：可以面面俱到，收集尽可能多的工作信息；可以收集到准确、规范含义清晰的工作信息；可以随时安排调查。
弊：问题事先已经设定,调查难以深入；工作信息的采集受问卷设计水平的影响较大；对任职人知识水平要求较高。
一般是以问卷法为主，以访谈法和观察法为辅，开展工作调查。

五、工作说明书的编制
1．工作说明书的格式
工作说明书的基本格式因不同的情况而异，最基本的格式由五大部分构成：职位基本资料、主要目的、工作描述、工作环境、任职资格。
（1）职位基本资料
包括职位名称、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、职务分析日期、职务分析人。
（2）主要目的
（3）工作描述
A．工作概要。
B．工作活动内容。逐项说明工作活动内容;各活动内容所占时间百分比；活动内容权限；执行依据。
C．工作职责。逐项列出任职者工作职责。
D．工作结果。说明任职者执行工作的结果,以定量化为好。
E．工作关系。此项工作受谁监督，监督谁；说明此工作可晋升的职位、可转换的职位以及可以升迁至此的职位；与哪些职位发生关系。
F．工作人员运用设备和信息说明。
（4）工作环境
A．工作场所
B．工作环境的危险
C．职业病
D．工作时间特征
E．工作均衡性
（5）任职资格
A．所需最低学历
B．所需培训经历
C．从事本职工作和其他相关工作的年限和经验
D．一般能力。如计划、协调、组织、公关等
E．兴趣爱好
F．个性特征
G．职位所需的性别、年龄特征
H．体能
职务说明书的内容可依据职务分析的目标加以调整，内容可简可繁。
2．工作说明书的编制
工作说明书的格式可以是多种多样的，关键在于要用统一的格式，准确、简洁的语言，将上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成规范、准确、使用方便的管理文件。
工作说明书一般由的三大部分组成：
表头：表头的项目有:职位名称、职位代码、部门、直属主管、职等。
工作职责：逐项说明工作职责。
任职资格：说明教育（培训）、经验、技能、语言、年龄、性别。
工作说明书可以用表格形式表示，也可用叙述型。